Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Digitale Potenziale im Unternehmen
richtig erkennen und erfolgreich nutzen

Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Kommunikation, Information, Werbung, Verwaltung: Jedes Unternehmen erhebt und verarbeitet täglich immense Datenmengen. Auch die Geschäftsprozesse selbst laufen immer häufiger elektronisch ab. Die digitale Revolution hat begonnen und viele wollen sie, aber nicht alle können sie. Denn schon der Anfang der Digitalisierung ist für die meisten schwer. Wo ist eigentlich Potenzial vorhanden? Welche Bereiche und Abläufe können überhaupt digitalisiert werden?

Jedes Unternehmen ist ein Unikat, hat individuelle Arbeitsabläufe und setzt andere Technologien ein. Entsprechend wichtig ist die Entwicklung und Umsetzung einer individuellen Digital-Strategie.

Denn die eine Patentlösung, mit der sich jedes Unternehmen digitalisieren lässt, gibt es nicht – aber zumindest einige Eckpfeiler, an denen sich Entscheider bei der Vorbereitung orientieren können.

Prozess-Management analysieren und optimieren

Um festzustellen, wo im Unternehmen Digitalisierungspotenzial steckt, braucht es erst eine Übersicht:

  • Welche Prozesse finden statt? (z.B. in Produktion, Verwaltung, Vertrieb, Management, Personalabteilung etc.)
  • Wie oft finden diese Prozesse statt?
  • Wieviel Arbeitszeit beanspruchen sie?
  • Wie viele Mitarbeiter/Abteilungen sind jeweils beteiligt?

So wird ermittelt, wieviel Zeit jeder Prozess beispielsweise wöchentlich beansprucht. Wird dann jedem Ablauf ein Stundensatz zugewiesen, zeigt sich, wo gespart werden kann bzw. sollte.

Weniger Verwaltungsaufwand mit digitalem Dokumentenmanagement

Rechnungen, Lieferscheine, Geschäftsbriefe, Jahresabschlüsse, Bilanzen – all das kann heutzutage elektronisch erstellt, versandt und archiviert werden. Das spart Kosten für Ausdrucke und Porto sowie Zeit fürs händische Abheften, Suchen etc.

Ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) ist ein wichtiger Grundstein für die Unternehmensdigitalisierung. Damit liegen alle Dateien, E-Mails, Briefe, Scans, Bilder und andere Dokumente in einem einzigen elektronischen Archiv – sicher, durchsuchbar, pflegeleicht.

Einige Aufgaben eines DMS sind:

  • Automatische Erfassung aller Eingangsrechnungen
  • Auslesen von Lieferanten, Rechnungsnummern sowie -beträgen und Abgleich mit der Bestellung
  • Automatisierte Lohn- & Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Kündigungen etc.

Dokumentenmanagement-Systeme gibt es sowohl als Software-, Cloud- oder cloudbasierte Produkte. Erfahrene Berater helfen hier, die individuell am besten geeignete Lösung zu finden.

Effizientere Ressourcennutzung mit digitalem Enterprise Resource Planning

Kapazitäten, Personal, Material, Finanzen – nur wenn auch die Ressourcen effizient geplant und verwaltet werden, arbeitet ein Unternehmen wirtschaftlich und macht Gewinn. Enterprise Resource Planning Systeme (ERP) helfen bei der Unterstützung, Bündelung und Steuerung von Unternehmensabläufen im:

  • Rechnungswesen
  • Finanzbuchhaltung
  • Controlling
  • Vertrieb und Marketing
  • Personalwesen
  • Qualitätsmanagement
  • Projektmanagement
  • E-Commerce
  • Einkauf

ERP-Systeme bilden den Großteil der Unternehmensprozesse ab: von der Kundenanfrage und dem Angebot über den Auftrag und Versand bis zur Fakturierung, von der Anfrage beim Lieferanten über die Bestellung und den Wareneingang bis zur Abrechnung. Abläufe werden so übersichtlicher und transparenter, Fehlerquellen können minimiert, Aufwand und Kosten reduziert werden.

Je nach Unternehmen und Komplexität der Prozesse empfehlen sich alternativ oder ergänzend zum ERP-System auch weitere Lösungen für die Unternehmensdigitalisierung.

Bessere Fertigung durch digitales Product Lifecycle Management

Vom Design über Entwicklung bis zur Ausmusterung und Entsorgung durchläuft ein Produkt im Laufe seines Lebens viele Phasen. Mit Lösungen für digitales Product Lifecycle Management (PLM) verwalten und optimieren Hersteller von Waren, aber auch Software-Entwickler oder Service-Anbieter die damit verbundenen Prozesse und Kosten.

Beim PLM werden alle Informationen zu einem Produkt in einer Datenbank dokumentiert und verwaltet und geben zum Beispiel Auskunft über:

  • vorrätige und vorzuhaltende Ersatzteile für Industrie- und Konsumgüter
  • mögliche und nötige Software-Updates
  • Garantiezeiträume
  • Fertigungsabläufe
  • Verpackungsvorgaben
  • u.v.m.

Mit der richtigen Product Lifecycle Management Lösung und Strategie können Unternehmen Fehler und Probleme im Herstellungsprozess frühzeitig erkennen und beheben. Denn alle am Produktprozess beteiligten Mitarbeiter werden miteinander vernetzt und besser informiert, sparen Zeit und damit dem Unternehmen Geld.

Zufriedenere Kunden durch digitales Customer Relationship Management

Mit Kunden ist es wie in einer Beziehung: Sie müssen gehegt werden, damit sie bleiben. Durchdachtes Customer Relationship Management (CRM), hilft Unternehmen dabei, mit ihren Kunden in Kontakt zu bleiben, Prozesse zu optimieren und damit die Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Moderne CRM-Systeme vereinfachen die Kundenpflege, indem sie Abläufe digitalisieren und zum Beispiel:

  • Kontakte zu Kunden (telefonisch, per E-Mail etc.), Profile in sozialen Netzwerken und weitere Informationen erfassen
  • Zusatzinformationen, wie Kundengeburtstage oder Kontaktpräferenzen speichern
  • sämtliche Interaktionen des Kunden mit dem Unternehmen verzeichnen
  • alle Kundeninformationen übersichtlich strukturieren und so ein informatives Gesamtbild des Kunden zeichnen

CRM-Systeme existieren sowohl als Software als auch in der Cloud. Aufgrund der Angebotsvielfalt sollten sich Unternehmen gezielt beraten lassen, damit Vertrieb, Marketing, Support, Personal- und andere Abteilungen das volle Potenzial der CRM-Lösung ausschöpfen können.

Optimierte Lieferantenkette durch digitales Supplier Relationship Management

Auch die Lieferanten sind ein wichtiger Bestandteil des Unternehmenserfolges – und ihre Verwaltung bietet oft großes Digitalisierungs- und damit Einspar-Potenzial. Lösungen für Supplier-Relationship-Management (SRM) planen und steuern die Lieferantenbeziehungen zentral, verbessern die Zusammenarbeit und unterstützen den Einkauf bei der Beschaffung, indem sie zum Beispiel:

  • Bezugsquellen verwalten
  • Einkaufsdaten wie lieferbare Produkte, Konditionen, Qualität, Lieferfristen etc. sammeln
  • alle Informationen auf einer übersichtlichen Oberfläche darstellen
  • und mehr

Auch hier besteht die Wahl zwischen Software- und Cloud-Lösungen. Erfahrene Berater informieren zudem über Möglichkeiten, die SRM-Daten mit denen aus ERP, DMS, PLM, CRM & Co. zu verknüpfen.

Konstruktive Zusammenarbeit durch innovative Medientechnik

Wo Menschen zusammenarbeiten, müssen sie auch miteinander kommunizieren – sei es mündlich oder schriftlich, in Projektmeetings oder Vorstandsbesprechungen. Hier sind moderne audio-visuelle Lösungen ein nicht zu unterschätzender Digitalisierungsfaktor, mit dem sich Zeit sparen, bessere Ergebnisse erzielen und damit der Umsatz steigern lässt.

Videokonferenzsysteme sparen beispielsweise Reisekosten und Zeit durch digitale Meetings. Sie erlauben nicht nur den sprachlichen Austausch, sondern auch die gemeinsame Bedienung von Anwendungen, Bearbeitung von Dokumenten und mehr.

Auch interaktive Displays und Whiteboards sparen Zeit und Geld. Sie sind sowohl als feste Bestandteile von Besprechungsräumen, als auch für Ad hoc Meetings jederzeit und überall im Unternehmen erhältlich. Sie eignen sich hervorragend für hochwertige Präsentationen vor Kunden und Partnern und stärken damit die Bindung. Außerdem bieten sie die perfekte Grundlage für kreatives gemeinsames Arbeiten an digitalen Inhalten, der sich anschließend schnell und einfach speichern, archivieren und bereitstellen lässt.

Digital Signage Lösungen helfen dabei, die Ausgaben für Werbung und Kundengewinnung zu senken. Sie sind flexibel bespielbar und müssen nicht ständig neu produziert werden. Mit entsprechender Zusatzausstattung erlauben sie sogar die detaillierte Messung von Besucherströmen, geben Auskunft über den Erfolg und ermöglichen so künftig noch gezieltere Marketingkampagnen.

Der Weg zur ganzheitlichen digitalen IT-Infrastruktur

Unternehmen aller Branchen und Größen, die zukunftssicher in eine ganzheitliche digitale IT-Infrastruktur investieren wollen, haben in TASTEONE Medientechnik einen erfahrenen Partner. Mit einer individuellen Bedarfsanalyse finden und erschließen die bundesweit tätigen Experten zielsicher Digitalisierungspotenziale im Unternehmen.

Das eingespielte Team plant, installiert und wartet professionell die gesamte Hardware und Software, schult in der Anwendung und bietet durch maßgeschneiderte Services umfassenden Support.

Videokonferenzen mit dem Microsoft Surface Hub 2S
Interaktive Lösungen für Besprechungen von Clevertouch
Digital Signage am Hotelaufzug mit Large Format Displays z.B. von NEC

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