Besprechungsraum einrichten: Tipps & Inspirationen

Jetzt Besprechungsraum modern einrichten und vor Ort oder hybrid effizient zusammenarbeiten

Ein Besprechungsraum ist mit das Herzstück eines jeden Büros. Hier entstehen neue Ideen, werden Diskussionen geführt, Präsentationen gehalten, Verträge abgeschlossen und vieles mehr. Entsprechend wichtig ist also vor der Besprechungsraum-Einrichtung eine gute Planung. Denn Präsentationen müssen deutlich sichtbar und klar verständlich sein, Videokonferenzen müssen ausfallsicher stattfinden, das Mobiliar muss komfortabel sein und mehr.

Hinzu kommt, dass Meetings in der heutigen Arbeitswelt auch immer häufiger hybrid erfolgen - also sowohl mit Teilnehmern, die sich im Besprechungsraum befinden als auch mit solchen, die per Videocall zugeschaltet sind. Dabei geht es längst nicht mehr ausschließlich um reine Kommunikation, sondern alle wollen auch konstruktiv miteinander interagieren und zusammenarbeiten. Damit dies gelingt, braucht es also auch moderne Technik im Besprechungsraum und die passende Infrastruktur.

Erfahren Sie auf dieser Seite mehr darüber, worauf bei der Besprechungsraum-Ausstattung zu achten ist. Lesen Sie außerdem, wie wir Sie bei Bedarf umfassend dabei unterstützen - von der Bestandsanalyse und Beratung über die Konzeption bis hin zur Verwirklichung.

Definition Besprechungsraum

Ein Besprechungsraum ist ein speziell für Meetings, Präsentationen oder andere geschäftliche Aktivitäten geplanter Raum. Besprechungsräume sind so konzipiert, dass sie die interne Kommunikation und Zusammenarbeit fördern.

Die Größe und Ausstattung eines Besprechungsraums kann je nach den Anforderungen und der Größe des Unternehmens variieren. Einige Unternehmen haben auch kleinere Besprechungsräume, sogenannte Huddle Rooms oder Huddle Spaces, die für spontane und informelle Meetings in kleiner Runde gedacht sind.

Häufig werden die Begriffe "Besprechungsraum" und "Konferenzraum" synonym verwendet, weil es Überschneidungen in ihrer Nutzung und Ausstattung gibt. Besprechungsräume sind jedoch in der Regel für kleinere Gruppen ausgelegt. Konferenzräume neigen dazu, größer zu sein und darin finden häufig formellere, umfangreichere Meetings statt.

Anforderungen an Besprechungsräume im Vorfeld definieren

Um einen zukunftsfähigen Besprechungsraum einzurichten, der sich an Ihre Bedürfnisse anpasst und nicht umgekehrt, ist eine sorgfältige Planung wichtig. Stellen Sie sich vorab folgende Fragen, um Ihre Anforderungen zu definieren und das passende Raumkonzept zu finden:

Welche Arten von Meetings sollen in den Besprechungsräumen stattfinden?
Wie viele Personen sollen typischerweise an Meetings im Besprechungsraum teilnehmen?
Gibt es spezifische Anforderungen bezüglich der Raumausstattung für unterschiedliche Arten von Meetings?
Welche technischen Anforderungen haben die geplanten Meetings und wie können sie integriert werden?
Wird der Raum flexibel für spontane Meetings oder eher für geplante Veranstaltungen genutzt?
Gibt es Anforderungen an die Privatsphäre und Schallisolierung für vertrauliche Gespräche?
Welche Arten von Möbeln sind für die geplante Nutzung des Besprechungsraums am besten geeignet?
Wie können die Raumakustik und die Geräuschunterdrückung optimiert werden?
Welche Beleuchtung ist für den Besprechungsraum erforderlich?
Welche Sicherheitsmaßnahmen müssen implementiert werden, insbesondere wenn vertrauliche Informationen besprochen werden?
Gibt es spezielle Anforderungen an die Verkabelung und Netzwerkinfrastruktur im Besprechungsraum?
Wie lässt sich die Raumreservierung organisieren, um Doppelbuchungen zu vermeiden?

Mit dem richtigen Standort legen Sie den Grundstein für effiziente, moderne Besprechungsräume

Die Standortwahl spielt eine wichtige Rolle, wenn Sie einen Besprechungsraum einrichten möchten. Dabei gilt es zum Beispiel folgende Aspekte zu berücksichtigen:

Zugänglichkeit
Stellen Sie sicher, dass der Besprechungsraum gut erreichbar ist, sowohl für Mitarbeiter innerhalb des Gebäudes als auch für externe Besucher.

Nähe zu Arbeitsbereichen
Der Besprechungsraum sollte in der Nähe der Arbeitsbereiche der Mitarbeiter liegen, um ihnen lange, zeitraubende Wege zu ersparen.

Verfügbarkeit von Ressourcen
Überprüfen Sie, ob der Standort des Besprechungsraums in der Nähe von notwendigen Ressourcen wie Druckern, Kopierern oder Cafeterias liegt.

Privatsphäre
Beachten Sie die Privatsphäre des Besprechungsraums. Vermeiden Sie stark frequentierte Bereiche, um ungestörte Meetings zu ermöglichen.

Technologische Infrastruktur
Gewährleisten Sie eine gute technologische Infrastruktur am Standort, um eine reibungslose Integration von Audio- und Videotechnologien zu ermöglichen.

Akustik
Achten Sie auf die Umgebungsgeräusche und die Akustik des Standorts, um eine störungsfreie Kommunikation während der Meetings sicherzustellen.

Natürliches Licht
Berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit von natürlichem Licht, um eine angenehme Atmosphäre im Besprechungsraum zu schaffen.

Flexibilität und Nutzungsdauer
Stellen Sie sicher, dass der Besprechungsraum flexibel genutzt werden kann und nicht ständig von anderen Veranstaltungen oder Aktivitäten beeinträchtigt wird.

Sicherheit
Überprüfen Sie die Sicherheit des Standortes, um vertrauliche Gespräche und Informationen zu schützen.

Erweiterungsmöglichkeiten
Denken Sie an zukünftige Bedürfnisse und prüfen Sie, ob der Standort es ermöglicht, den Besprechungsraum bei Bedarf zu erweitern.

Berücksichtigung von hybriden Teams
Wenn das Unternehmen remote arbeitende Teams hat, prüfen Sie, ob der Standort die Integration virtueller Meetings erleichtert.

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Geschlossener Besprechungsraum oder offener Meetingbereich?

Bei der Standortwahl für Besprechungsräume stellt sich oft auch die Frage: Geschlossener Besprechungsraum oder offener Meetingbereich? Diese Wahl beeinflusst maßgeblich die Arbeitsdynamik, Teaminteraktionen und die Art der durchgeführten Meetings.

Nachfolgend werden die Vorteile beider Raumkonzepte gegenübergestellt, um Sie bei der Entscheidung zu unterstützen.

Geschlossener Besprechungsraum

mehr Privatsphäre und Vertraulichkeit
weniger Ablenkungen
leichtere Technik-Integration
repräsentativer durch formellen Rahmen

SMART Board MX Pro aus dem AV-Technik Portfolio von TASTEONE

Offener Meetingbereich

mehr Spontanität und Infoaustausch
flexiblere Nutzungsszenarien
stärkere Teamdynamik
kreativer durch Spontanität

Sie verfolgen bei der Büroflächengestaltung einen offenen Ansatz? Sie möchten Ihren Mitarbeitern einen Ort bieten, wo sie sich spontan und informell zu Besprechungen treffen können? Oder möchten Sie Ihren geschlossenen Besprechungsraum mit einem offenen Meetingbereich kombinieren? Dann informieren Sie sich über unsere Huddle Spaces!

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Designkonzepte für die Besprechungsraum-Einrichtung

Minimalistisch und auf das Wesentliche beschränkt? Gemütliches zweites Zuhause? Farbenfroh und inspirierend? Bei der Besprechungsraum-Ausstattung sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt - nur zur Unternehmenskultur und -philosophie sollte das Design möglichst passen. Sehen Sie nachfolgend einige Bilder von Besprechungsräumen unserer Kunden und lassen Sie sich inspirieren. Gern beraten wir Sie umfassend zu möglichen Designkonzepten für Ihre Besprechungsräume oder entwickeln Ihr gesamtes Bürokonzept.

So könnte Ihr Besprechungsraum aussehen

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Tipps für Beleuchtung und Akustik im Besprechungsraum

Sowohl die Beleuchtung als auch die Akustik beeinflussen maßgeblich die Arbeitsatmosphäre und die Produktivität der Teilnehmer bei Meetings und Besprechungen.

Beleuchtung

Natürliches Licht durch Fenster fördert die Aufmerksamkeit und schafft eine angenehme Atmosphäre. Künstliche Beleuchtung sollte gut positioniert sein, um Blendeffekte zu vermeiden und anpassbar, um verschiedene Arten von Meetings zu unterstützen. Eine ausgewogene Beleuchtung trägt nicht nur dazu bei, dass Präsentationen und Videokonferenzen für jeden sichtbar übertragen werden, sondern beeinflusst auch die Stimmung und das Wohlbefinden der Teilnehmer.

Akustik

Schallabsorbierende Materialien wie Teppiche, Vorhänge oder Wandverkleidungen können unerwünschte Geräusche reduzieren und eine ruhige Umgebung schaffen. Bedacht platzierte Möbel und schalldämmende Decken tragen ebenfalls zu einer akustisch angenehmen Atmosphäre bei. Akustikpanele oder spezielle Deckensegel können zusätzlich die Raumakustik optimieren und die Sprachverständlichkeit verbessern. Durch entsprechende Audio- und Videotechnologie lassen sich zum Beispiel Hintergrundgeräusche weiter reduzieren.

Komfort und Ambiente durch passende Möbel, Farben und Deko

Tische, Stühle und Regale

Die Möbel im Besprechungsraum sollten funktional und dennoch komfortabel sein. Ergonomische Stühle fördern eine bequeme Sitzhaltung, während flexible Tische Abstellfläche bieten und verschiedene Meeting-Layouts ermöglichen. In Regalen werden Unterlagen, Geräte und mehr leicht zugänglich verstaut.

Dekorationen

Dezente Dekorationen im Besprechungsraum schaffen eine angenehme Atmosphäre. Pflanzen, Kunstwerke oder Wandbilder können die Stimmung positiv beeinflussen, ohne von der Aufgabe abzulenken. Farbenfrohe Kunst, inspirierende Zitate und innovative Wandgrafiken können hingegen die Kreativität anregen.

Raumfarben

Bewusst gewählte Wandfarben wie beruhigendes Blau oder inspirierendes Grün schaffen im Besprechungsraum eine einladende Atmosphäre. Farbliche Akzente durch Möbel oder Kunstwerke fördern die Kreativität und setzen positive Stimmungsimpulse.

Unser Tipp: Pflanzen als Stimmungsaufheller und Luftverbesserer einsetzen

Pflanzen verbessern in Büros und Besprechungsräumen die Luftqualität, reduzieren Stress und fördern die Produktivität. Große Gemälde aus Moos beispielsweise sehen toll aus und dämpfen Umgebungsgeräusche. Zu den beliebtesten Büropflanzen gehören Efeu, Elefantenfuß, Birkenfeige und verschiedene Palmenarten. Wie immer Ihre persönlichen Vorlieben auch aussehen: Wählen Sie am besten pflegeleichte Büropflanzen und solche, die den Lichtverhältnissen im Raum entsprechen.

Ihre Besprechungsraum-Ausstattung braucht passende Technik

Moderne Besprechungsraumtechnik von SMART

Meistens werden in Besprechungsräumen gemeinsame Lösungen erarbeitet oder Meetings mit virtuellen Teilnehmern abgehalten. Die Ergebnisse müssen also oft festgehalten, bearbeitet und geteilt werden. Die richtige Technologie ist deshalb im Besprechungsraum ein entscheidender Erfolgsfaktor. Von Displays bis hin zu professionellen Audiosystemen – eine durchdachte Besprechungsraum-Ausstattung fördert reibungslose Kommunikation und kreative Zusammenarbeit.

Präsentationsbildschim

Ein hochwertiger Präsentationsbildschirm ist das Herzstück eines modernen Besprechungsraums. Klar, scharf und gut positioniert ermöglicht er effektive Präsentationen und verbessert die visuelle Kommunikation bei Videokonferenzen.

→ Beispiele für Präsentationsbildschirme

Digitales Whiteboard

Für interaktive Meetings bietet ein digitales Whiteboard eine kreative Alternative zum traditionellen Präsentationsbildschirm. Einfache Bedienung und die Möglichkeit zur Echtzeitzusammenarbeit fördern den Ideenaustausch und die Teamarbeit.

→ Beispiele für digitale Whiteboards

Videokonferenzsystem

Ein leistungsstarkes Videokonferenzsystem schafft eine nahtlose Verbindung zwischen Teammitgliedern, unabhängig von deren physischem Standort. Klare Bild- und Tonqualität sind essenziell für effektive virtuelle Meetings.

→ Beispiele für Videokonferenzsysteme

Drahtloses Präsentationssystem

Mit einem drahtlosen Präsentationssystem wird die Zusammenarbeit im Besprechungsraum mühelos. Teilnehmer können Inhalte von ihren Geräten drahtlos teilen, was Kabelsalat vorbeugt, die Effizienz steigert und Meetings im Fluss hält.

→ Beispiele für drahtlose Präsentationssysteme

Professional Audio

Eine hochwertige Audioausstattung ist für klare Kommunikation entscheidend. Professionelle Mikrofone und Lautsprechersysteme gewährleisten eine erstklassige Klangqualität, reduzieren Störgeräusche und schaffen eine angenehme Meetingatmosphäre.

→ Beispiele für professionelle Audiotechnik

Mediensteuerung

Eine intuitive Mediensteuerung ermöglicht eine einfache Handhabung der Technologie im Besprechungsraum. Von der Lichtregelung bis zur Bildschirmpräsentation – eine effektive Steuerung trägt zur reibungslosen Durchführung von Meetings bei.

→ Beispiele für Mediensteuerungen

Unser Tipp: Digitales Workplace Management für Raumbuchung und -verwaltung

Sie möchten vermeiden, dass sich Meetings im Besprechungsraum überschneiden oder wollen Leerstände bei mehreren Räumen verhindern? Digitale Lösungen für Workplace Management helfen dabei, den Überblick zu behalten. Mitarbeiter können Räume und Arbeitsplätze je nach Bedarf buchen, werden an bevorstehende Meetings im Besprechungsraum einnert und vieles mehr. Administratoren können zum Beispiel Reservierungsregeln festlegen oder die Raumnutzung analysieren.

→ Beispiele für digitales Workplace Management

Raum-in-Raum-Lösungen für Besprechungen und Meetings

Immer mehr Unternehmen setzen auf offene Büroflächen statt auf klassische Einzel- und Gruppenbüros. Das fördert zwar eine kommunikative Unternehmens- und Arbeitskultur, macht es jedoch schwieriger, ungestört mit Kunden zu sprechen oder hochkonzentriert zu arbeiten.

Raum-in-Raum-Systeme können hier einen guten Mittelweg darstellen, um Rückzugsorte zu schaffen, ohne ein offenes Bürokonzept allzu stark zu durchbrechen.

Bei Raum-in-Raum-Systemen wird der klassische, ummauerte Besprechungsraum in ein kompaktes Modul verlagert, das auf einer offenen Bürofläche platziert ist. Die Module sind in vielen verschiedenen Formen erhältlich, können aus Holz, Glas und anderen Materialien bestehen und ganz unterschiedlich ausgestattet sein.

Die Vorteile von Raum-in-Raum-Systemen sind:

Rückzugsort für konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkungen
spontane Nutzungsmöglichkeit i.d.R. ohne Vorab-Buchung
mögliche Änderung der Position oder Anpassung bei neuen Anforderungen
Design-Highlight und Image-Plus für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner

Welche Arten von Raum-in-Raum-Systemen gibt es?

Telefonboxen

Telefonbox als Raum-in-Raum-System für Büros

Telefonboxen sind in der Regel für eine Person ausgelegt, in der Regel ca. 1 m breit, 90 bis 150 cm tief und um die 2 m hoch. Sie haben diverse Anschlüsse für verschiedene Geräte und teilweise auch einen Monitor für beispielsweise Videokonferenzen. Dank angenehmer Beleuchtung, integrierter Belüftung und schalldämmenden Wänden kann hier konzentriert gearbeitet werden.

Telefonboxen gibt es in den verschiedensten Designs und Ausführungen, so dass sich hier leicht eine Lösung findet, die hinsichtlich Optik und Platzbedarf optimal passt.

Cubes

Cubes (auch Office Cubes oder Meetingboxen genannt) sind größer als eine Telefonbox und bieten mehreren Personen Platz für ein Meeting - eine gute Lösung also für ein Raum-in-Raum-Besprechungszimmer. Cubes gibt es - anders als der Name sagt - keinesfalls nur als Würfel, sondern in variablen Ausführungen. Sie sind meist vollverglast und haben nicht nur moderne Technologie sondern auch Möbel an Bord.

So bleiben Besprechungen auch komfortabel, wenn sie länger dauern. Beleuchtung, Belüftung und Schallabsorbtion sind selbstverständlich auch hier enthalten.

Unser Tipp: Schaltbarer Sichtschutz für mehr Privatsphäre

Da Telefonboxen und kleine Meeting Cubes nicht viel Platz bieten, sind sie in der Regel verglast, um keine Platzangst zu verursachen. Wenn doch einmal mehr Privatsphäre benötigt wird - zum Beispiel bei Videokonferenzen oder Besprechungen - empfehlen wir eine schaltbare Sichtschutzfolie in weiß oder hellgrau. Eine solche Folie tönt die Glaselemente auf Knopfdruck blickdicht und schafft so mehr Privatsphäre in jeder Art von Besprechungsraum mit Glaselementen.

Häufige Fragen zu Besprechungsräumen

Wie lässt sich ein Besprechungsraum an das Corporate Design anpassen?

Indem Sie die Unternehmensfarben in die Raumgestaltung und Möbelauswahl integrieren, können Sie Ihre Besprechungs- und Meetingräume an Ihr Corporate Design anpassen. Logos oder Designelemente können subtil in Wandgrafiken oder auf Präsentationsbildschirmen erscheinen. Eine konsistente Farbpalette und passende Materialien schaffen eine visuelle Einheitlichkeit. Zitate an den Wänden spiegeln Ihre Werte und Arbeitsweise wider. Diese gezielte Integration stärkt nicht nur die Markenidentität, sondern verleiht dem Besprechungsraum auch eine professionelle und unternehmensspezifische Atmosphäre.

Wie hilft Technologie, Besprechungsräume nachhaltiger zu gestalten?

Energiesparende Beleuchtungssysteme, intelligente Raumsteuerung für Heizung und Kühlung, sowie die Nutzung von energieeffizienten Geräten minimieren den ökologischen Fußabdruck. Sensoren im Raum oder in Geräten können erkennen, wann der Besprechungsraum nicht genutzt wird und schalten Licht, Technik etc. automatisch aus. Mit umweltfreundlichen Materialien, Möbeln und Geräten, die recycelt und wiederverwendet werden können, leisten Sie einen weiteren wichtigen Beitrag zum Klimaschutz.

Wie gestaltet man Meetingräume, die sich später anpassen lassen?

Wenn Sie einen Besprechungsraum einrichten wollen, der sich später leicht anpassen lässt, sollten Sie modulare Möbel und wandelbare Raumkonzepte einplanen. Integrieren Sie drahtlose Präsentationstechnologien und flexible Beleuchtungssysteme. Berücksichtigen Sie auch die Möglichkeit, Trennwände oder mobile Elemente einzusetzen, um den Raum je nach Anforderung zu vergrößern oder zu verkleinern. Die Technologie sollte skalierbar und leicht aktualisierbar sein, um mit zukünftigen Bedürfnissen Schritt zu halten.

TASTEONE plant Ihre Besprechungsräume individuell und richtet sie professionell ein

Besprechungsraum mit Technik von Yealink

Seit mehr als 20 Jahren setzen wir uns dafür ein, Besprechungsräume zu schaffen, die kreativen Ideen Raum geben und die Effizienz von Meetings steigern. Unsere maßgeschneiderten Raumkonzepte und technischen Lösungen passen sich optimal an Ihre Anforderungen an.

Lassen Sie uns Ihren optimalen Besprechungsraum verwirklichen – von der Bedarfsanalyse über die Raumplanung und Produktberatung bis zur Umsetzung und darüber hinaus sind wir Ihr Partner für durchdachte, zukunftsorientierte Besprechungslösungen.

So können wir Sie unterstützen:

Analyse & Beratung

Bei einer Besichtigung Ihrer Flächen nehmen wir uns Zeit, diese und Ihre Anforderungen kennenzulernen. Wir führen eine Bedarfsanalyse durch, schauen uns die Lichtverhältnisse an und prüfen die baulichen sowie technischen Gegebenheiten. So können wir Sie anschließend ganzheitlich zu geeigneten Konzepten, Produkten und Lösungen beraten.

Planung & Konzeption

Gern übernehmen wir die gesamte Planung und Konzeption Ihrer Besprechungsraum-Einrichtung - von der Elektrifizierung über die Medientechnik und Möbel für den Besprechungsraum bis hin zu Beleuchtung, Klima und Dekoration. Auf Wunsch können wir alles auch vorab realistisch visualisieren.

Finanzierung & Beschaffung

Ob Sie unsere Lösungen kaufen, mieten oder leasen möchten - unsere Angebote sind immer transparent, verständlich und vollständig. Sobald Sie sie annehmen, beschaffen wir die bestellten Positionen und sorgen für eine schnelle Lieferung.

Montage & Konfiguration

Ob AV-Technik, Mobiliar oder sonstiges Zubehör - bei uns können Sie sicher sein, dass alles von erfahrenen Mitarbeitern montiert, installiert, aufgebaut und konfiguriert wird. Sie bestimmen vorab, wie viel Hilfe Sie benötigen, wir kümmern uns um die einwandfreie Umsetzung.

Projektmanagement & Anwendertrainings

Wenn wir Ihren Besprechungsraum einrichten sollen, erfahren Sie rechtzeitig alle wichtigen Termine, erhalten bestellte Ware zuverlässig und profitieren von unserem professionellen Projektmanagement. Bei bestellter Besprechungsraumtechnik bieten wir Ihnen zudem bedarfsgerechte Anwenderschulungen.

Wartung & Support

Eine langfristige Partnerschaft liegt uns sehr am Herzen. Deshalb sind wir auch bei der Beschaffung und dem Austausch von Ersatzteilen, bei der Abwicklung von Garantiefällen und bei technischen Fragen jederzeit für Sie da - gern auch mit einem maßgeschneiderten Service- und Wartungsvertrag.

Unverbindliche Beratung vereinbaren