Konferenzraum einrichten

Ob Kollaboration, Hybrid Work oder agiles Arbeiten: Die moderne Arbeitswelt stellt neue Anforderungen an die Bürogestaltung. Das gilt auch für den Konferenzraum. Er soll persönliche Kommunikation fördern, aber auch digitale Lösungen integrieren, ein professionelles Ambiente vermitteln, aber gleichzeitig auch für Wohlbefinden sorgen.

Bei der Gestaltung eines Konferenzraums geht es also darum, eine Umgebung zu schaffen, die sowohl technisch ausgereift als auch einladend ist. Ziel ist es, den produktiven Austausch und die kreative Teamarbeit zu fördern – sowohl zwischen den physisch anwesenden als auch den digitalen Teilnehmern. Geht es daran, einen Konferenzraum einzurichten, dann spielen neben der passenden Größe, Möblierung und Akustik auch technische Lösungen eine große Rolle, wie z.B. Videokonferenzsysteme, interaktive Whiteboards und Beamer.

Egal, ob es um einen internen Meetingraum oder große Tagungsbereiche geht: Wer einen Konferenzraum einrichten möchte, muss sorgfältig planen und viele Aspekte berücksichtigen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was dabei alles zu bedenken ist, welche Möglichkeiten sich bieten und wie TASTEONE Sie dabei unterstützen kann.

Bevor die konkrete Planung losgeht, gilt es, einige wichtige Fragen zu klären. Diese Vorüberlegungen sind wichtig, damit der Konferenzraum später wirklich die gestellten Anforderungen erfüllt:

• Nutzung: Welche Arten von Besprechungen oder Meetings werden im Raum stattfinden (zum Beispiel Teammeetings, Kundenpräsentationen, Schulungen)? Wie oft und in welchem Umfang wird der Raum voraussichtlich genutzt?

• Digitalisierungsgrad: Sollen Konferenzen hauptsächlich in analoger Form, digital oder hybrid erfolgen?

• Größe: Wie viele Personen sollen im Konferenzraum Platz finden?

• Technische Anforderungen: Welche technischen Geräte und Anschlüsse sind notwendig (z. B. Projektoren, Bildschirme, Videokonferenzsysteme, Audioanlagen)?

• Flexibilität: Wie anpassungsfähig muss der Raum sein?

• Finanzieller Rahmen: Wie hoch ist das Budget für die Einrichtung des Konferenzraums?

• Außenwirkung: Welchen Eindruck soll der Raum bei Mitarbeitern und Gästen vermitteln (z. B. Fokus auf Professionalität oder Kreativität)?

Ist die spätere Nutzung geklärt, geht es im nächsten Schritt darum, einen geeigneten Raum zu finden. Hier spielt vor allem die Raumgröße eine wichtige Rolle, aber auch Faktoren wie Umgebungslärm oder Erreichbarkeit sind zu bedenken. Überlegen Sie zudem: Welche Art von Verpflegung soll im Meetingraum bereitgestellt werden? Möglicherweise ist es notwendig, dass sich eine Küche in der Nähe befindet.

Und welche Größe muss ein Konferenzraum pro Person aufweisen? Das hängt wesentlich vom Verwendungszweck bzw. der Art der Bestuhlung ab. Ein Aufbau mit einzelnen Stuhlreihen, z. B. für einen Vortrag, braucht wesentlich weniger Platz pro Person als die Anordnung der Stühle rund um einen Konferenztisch oder in U-Form.

Bei der Wahl der geeigneten Räumlichkeiten stellt sich außerdem die Frage, ob ein abgeschlossener Raum oder eher ein offenes Konzept gewünscht wird. Beide Varianten haben ihre Vorteile, es ergeben sich aber diverse Folgen für die Teamdynamik und Arbeitsweise. Zudem sind offene Konzepte möglicherweise nicht für sehr große Gruppen geeignet.

Bei der Konferenzraum-Ausstattung spielt das Mobiliar eine Schlüsselrolle – es ist das Herzstück des Raumes und prägt das Ambiente jeder Besprechung. Ein Konferenzraum mit hochwertigen Möbeln strahlt Professionalität aus und fördert gleichzeitig eine produktive Atmosphäre.

Darüber hinaus müssen die Möbel funktional sein: Sie sollten flexibel und anpassungsfähig sein, um verschiedene Meeting-Szenarien zu unterstützen. Gleichzeitig ist Komfort und Ergonomie nicht zu unterschätzen, vor allem, wenn längere Sitzungen geplant sind.

Wer einen Konferenzraum einrichten möchte, muss sich zunächst Gedanken um den geeigneten Konferenztisch machen. Dabei ist er weit mehr als nur eine Arbeitsfläche. Er sollte ein Statement setzen und Ihre Unternehmenswerte widerspiegeln. Eine Tischplatte aus Glas oder Vollholz strahlt beispielsweise Eleganz aus und signalisiert Wertigkeit. Glas hat allerdings den Nachteil, dass es nach jedem Meeting poliert werden muss.

Darüber hinaus sollte der Tisch ergonomische Aspekte berücksichtigen und möglicherweise auch auszieh- oder modular erweiterbar sein. Für einen modernen Konferenzraum ist es außerdem unerlässlich, dass sich moderne Technik integrieren lässt, beispielsweise durch versteckte Anschlüsse und Kabelmanagement.

Die Stühle des Konferenzraums sollten Stil und Funktionalität vereinen. Wählen Sie auf jeden Fall ergonomische Stühle, die lange Sitzungen unterstützen, ohne die Gesundheit zu beeinträchtigen. Achten Sie dabei auf verstellbare Rückenlehnen und Armlehnen sowie die Möglichkeit für dynamisches Sitzen.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Stühle auch die Raumnutzung: Ist nur eine Nutzungsart geplant? Oder sollten die Stühle leicht umstellbar sein, um verschiedene Sitzanordnungen zu unterstützen? Möglicherweise sind hierbei auch stapelbare Stühle von Vorteil.