Digitales Workplace Management

Workplace Management bezieht sich auf die Planung, Gestaltung, Verwaltung und Optimierung von Arbeitsplätzen und Arbeitsumgebungen, um die Effizienz, Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu fördern. Dabei umfasst Workplacemanagement eine breite Palette von Aktivitäten und Aufgaben wie zum Beispiel:

Raumplanung

Zuweisung von Büros, Schreibtischen, Besprechungsräumen und anderen Ressourcen an Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass der verfügbare Raum effizient genutzt wird

Arbeitsplatzgestaltung

Gestaltung der physischen Arbeitsumgebung, einschließlich Möbeln, Beleuchtung, Farben und anderen Elementen, die die Arbeitsatmosphäre beeinflussen

Ressourcenmanagement

Verwaltung von Ressourcen wie Büromaterialien, Technologie, Sicherheit und Gesundheitsmaßnahmen

Flexibilität und Agilität

Bereitstellung von Arbeitsplatzoptionen, die den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden, einschließlich Remote-Arbeit, Teilzeitbeschäftigung und flexible Arbeitszeiten

Technologieunterstützung

Integration von Technologie, um die Kommunikation, Zusammenarbeit und Effizienz am Arbeitsplatz zu verbessern

Nachhaltigkeit

Berücksichtigung ökologischer Aspekte, um umweltfreundliche Arbeitsplätze zu schaffen und nachhaltige Geschäftspraktiken zu fördern

Das Ziel von Workplace Management besteht also darin, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Mitarbeiter dazu befähigt, ihre Aufgaben effektiv zu erledigen, während sie sich gleichzeitig in ihrer Arbeitsumgebung wohlfühlen und motiviert sind. Auf diese Weise kann ein gutes Workplacemanagement die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, die Fluktuation reduzieren und letztendlich die Leistung und Rentabilität eines Unternehmens verbessern.

Digitale Workplace Management Systeme, auch als Arbeitsplatzverwaltungssysteme oder Arbeitsplatzmanagement Lösungen bezeichnet, bieten eine Vielzahl von Funktionen und Möglichkeiten zur effizienten Verwaltung von Arbeitsplatzressourcen und -umgebungen. Dazu gehören beispielsweise:

Raum- und Arbeitsplatzbuchung
Mitarbeiter können mit Workplacemanagement Räume und Arbeitsplätze je nach Bedarf buchen, sei es für Besprechungen, Projektarbeit oder den individuellen Arbeitsplatz.

Verfügbarkeitsprüfung
Ein Workplace Management System zeigt die aktuelle Verfügbarkeit von Räumen und Arbeitsplätzen an, um die Auswahl und Buchung zu erleichtern.

Zugangskontrolle
Einige Lösungen für Arbeitsplatzmanagement bieten Zugangskontrollfunktionen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugang zu bestimmten Räumen haben.

Kalenderintegration
Workplace Management bietet die Integration in Kalenderanwendungen wie Outlook oder Google Calendar, um Buchungen mit persönlichen Arbeitskalendern zu synchronisieren.

Belegungsplanung
Workplace Management Lösungen erlauben die Planung und Koordinierung der Belegung von Räumen und Arbeitsplätzen im Voraus.

Berichterstattung und Analyse
Die Systeme ermöglichen die Erfassung von Daten zur Raumnutzung und Erstellung von Berichten und Analysen, um die Effizienz der Arbeitsplatzressourcen zu bewerten.

Mobile Anwendungen
Mobile Apps ermöglichen es den Mitarbeitern, Räume und Arbeitsplätze von ihren mobilen Geräten aus zu buchen und zu verwalten.

Benachrichtigungen und Erinnerungen
Nutzer werden vom Workplace Management System automatisch an bevorstehende Termine erinnert.

Sicherheit und Datenschutz
Moderne Lösungen zum Arbeitsplatzmanagement beinhalten Schutz von Buchungsdaten und Zugangskontrollen, um die Sicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten.

Reservierungsregeln
Es können Regeln und Richtlinien für die Raumreservierung festgelegt werden, wie maximale Buchungsdauer und Stornierungsrichtlinien.

Mitarbeiterverwaltung
Administratoren haben die Möglichkeit, Mitarbeiterprofile zu verwalten und deren Zugriffsrechte festzulegen.

Anwesenheitsnachverfolgung
Die Anwesenheit von Mitarbeitern lässt sich mit einem System für Workplace Management nachverfolgen, um die Raumverfügbarkeit zu optimieren.

Skalierbarkeit
Workplacemanagement Systeme lassen sich an veränderte Anforderungen anpassen, indem sie zum Beispiel zusätzliche Standorte unterstützen.

Die technischen Komponenten, die für ein Workplace Management System benötigt werden, variieren je nach Ihren spezifischen Anforderungen und der Komplexität des Systems. Hier sind jedoch einige grundlegende technische Elemente, die in den meisten Workplace Management Systemen eine Rolle spielen:

Server und Datenbanken
um die zentralen Daten wie Informationen zu Räumen, Buchungen, Benutzern etc. die Software des Systems zu hosten und zu verwalten

Datenbank-Management-System (DBMS)
um die Datenbanken des Systems zu erstellen, zu verwalten und abzufragen

Softwareplattform
um Räume und Arbeitsplätze zu buchen, Ressourcen zu verwalten, Berichte zu erstellen und andere Unternehmensanwendungen zu integrieren

Benutzeroberfläche
über die Mitarbeiter intuitiv Räume und Ressourcen buchen und verwalten können

Mitarbeitergeräte
wie Computer, Smartphones und Tablets, auf denen Benutzer auf das System zugreifen können

digitale Türschilder oder Displays
um deutlich sichtbar anzuzeigen, ob Räume und Arbeitsplätze frei oder belegt sind

mobile oder festinstallierte Touchscreens
in der Nähe von Räumen oder Arbeitsplätzen, um die Buchung vor Ort zu ermöglichen

Sensoren in den Räumen
um Daten zur Raumauslastung zu erfassen, wie die Anzahl der Personen im Raum, Temperatur, Luftqualität und Beleuchtung

RFID-Kartenleser oder NFC-Tags
zur Zugangskontrolle und Identifikation von Benutzern, die Räume betreten

Netzwerkinfrastruktur
um die Kommunikation zwischen den verschiedenen Systemkomponenten zu ermöglichen, sowohl intern als auch extern

WLAN-Infrastruktur
um die drahtlose Kommunikation zwischen den Geräten und dem System zu ermöglichen

Energiemanagement-Systeme
um zur Verbesserung der Energieeffizienz beizutragen

Firewalls, Antivirus-Software und Verschlüsselung
um das System vor Bedrohungen zu schützen

Backup- und Wiederherstellungssysteme
zur Sicherung und Wiederherstellung von Daten im Falle von Ausfällen oder Datenverlust

Die genaue Konfiguration und Auswahl dieser Komponenten hängt von den Anforderungen des Unternehmens und den Funktionen des Workplace Management Systems ab. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Komponenten für das Arbeitsplatzmanagement gut miteinander integriert und verwaltet werden, um die Effizienz und den reibungslosen Betrieb des Systems sicherzustellen.

In einem Workplace Management System erfolgt die Buchung von Räumen und Schreibtischen in der Regel über eine Softwareplattform oder mobile App. Der Buchungsprozess kann dabei wie folgt aussehen:

Anmeldung und Authentifizierung
Mitarbeiter melden sich über ihre Endgeräte oder ein Touchpanel  in der Workplace Management-Software an. Das geschieht in der Regel mit ihren firmeninternen Anmeldedaten oder über Single Sign-On (SSO), um die Identität zu verifizieren.

Auswahl des gewünschten Raums oder Arbeitsplatzes
Die Benutzeroberfläche zeigt verfügbare Räume und Schreibtische an. Mitarbeiter können aus einer Liste oder einer visuellen Übersicht auswählen.

Datum und Uhrzeit auswählen
Die Nutzer wählen das gewünschte Datum und die Uhrzeit aus, zu der sie den Raum oder Schreibtisch benötigen.

Überprüfen der Verfügbarkeit
Das Workplacemanagement System zeigt die Verfügbarkeit des ausgewählten Raums oder Schreibtischs für die gewählte Zeit an. Benutzer können auch nach anderen verfügbaren Zeiten suchen.

Buchung vornehmen
Nach der Auswahl eines verfügbaren Zeitfensters kann der Benutzer die Buchung bestätigen. Dies kann oft mit einem Klick auf "Buchen" oder einen ähnlichen Button erfolgen.

Buchungsbestätigung
Das System bestätigt die Buchung und zeigt die Details an, einschließlich Datum, Uhrzeit, Raumbezeichnung oder Schreibtischnummer und eventuelle zusätzliche Informationen.

Benachrichtigung
Je nach Funktion kann das Workplace Management System eine Benachrichtigung an den Benutzer senden, um die Buchung zu bestätigen und an bevorstehende Buchungen zu erinnern.

Änderungen oder Stornierungen
Wenn der Benutzer seine Buchung ändern oder stornieren möchte, kann dies in der Regel über die Softwareplattform erfolgen. Dies kann die Auswahl eines anderen Zeitfensters oder die vollständige Stornierung der Buchung beinhalten.

Zugangskontrolle
Für bestimmte Räume kann das System Zugangskontrollen wie RFID-Karten oder PIN-Codes verwenden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugang haben.

Integration
Das System für Arbeitsplatzmanagement kann in Kalenderanwendungen wie Outlook oder Google Calendar integriert werden, um die Buchungen mit dem persönlichen Arbeitskalender des Benutzers abzugleichen.

Berichterstattung und Analysen
Das Workplace Management System speichert Buchungsdaten und ermöglicht es, Berichte über die Nutzung von Räumen und Schreibtischen zu erstellen, um die Effizienz und Nutzung zu analysieren.

Der genaue Buchungsprozess von Workplace Management Systemen kann je nach Anbieter und individuellen Anforderungen variieren. Diese Systeme sind in der Regel jedoch darauf ausgerichtet, den Buchungsprozess so einfach und benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten.

Da Workplace Management Systeme oft mit sensiblen und vertraulichen Informationen in Verbindung stehen, sind Sicherheit und Datenschutz auch hier von großer Bedeutung. Einige mögliche Maßnahmen, um beides zu gewährleisten, sind:

Zugriffskontrolle
Einrichtung von strengen Zugriffskontrollen (Verwendung von Benutzerkonten und Passwörtern oder Single Sign-On (SSO) zur Authentifizierung), um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf das System zugreifen können

Verschlüsselung
Verwendung von Verschlüsselungstechnologien für die Übertragung von Daten zwischen Benutzern und dem System, um sicherzustellen, dass die Daten während der Übertragung geschützt sind

Physische Sicherheit
Sicherstellung der physischen Sicherheit von Hardwarekomponenten, wie digitalen Türschildern, Touchscreens und Sensoren, um unbefugten Zugriff oder Manipulation zu verhindern

Datenschutzrichtlinien
Implementierung klarer Datenschutzrichtlinien, die die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Daten regeln und sicherstellen, dass die Privatsphäre der Benutzer respektiert wird

Datenminimierung
Die Erfassung und Speicherung von Daten auf ein Minimum beschränken und sicherstellen, dass nur die notwendigen Informationen erfasst werden

Protokollierung und Überwachung
Implementierung von Protokollierungs- und Überwachungsmechanismen, um Aktivitäten im System zu verfolgen und verdächtige oder ungewöhnliche Aktivitäten zu erkennen

Sicherheitsupdates
Regelmäßige Aktualisierung und Wartung der Systemsoftware und -hardware, um bekannte Sicherheitslücken zu beheben

Schulung der Benutzer
Schulung der Benutzer in bewährten Sicherheitspraktiken, um sicherzustellen, dass sie sich bewusst sind, wie sie ihre Daten schützen können, beispielsweise durch sichere Passwörter und die Vermeidung von Phishing-Angriffen

Redundanz und Datensicherung
Implementierung von Redundanzmechanismen, um Datenverluste zu verhindern, und regelmäßige Datensicherungen, um sicherzustellen, dass Daten wiederhergestellt werden können

Notfallpläne
Erstellung von Notfallplänen, um auf Sicherheitsvorfälle, wie Datenverlust oder Datenschutzverletzungen, angemessen reagieren zu können

Compliance
Sicherstellung, dass das Workplace Management System den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften entspricht

Schwachstellenmanagement
Regelmäßige Prüfung und Behebung von Sicherheitsschwachstellen im Workplacemanagement-System, um die Angriffsfläche zu minimieren.

Obwohl moderne Workplace Management Systeme benutzerfreundlich und einfach zu administrieren sind, können sich bei der Anwendung und Verwaltung Fehler einschleichen. Zu den häufigsten Fehlern gehören:

Fehlende Schulung
Mangelnde Schulung und Kommunikation mit den Mitarbeitern können dazu führen, dass sie das System nicht ordnungsgemäß nutzen und seine Vorteile nicht voll ausschöpfen.

Mangelnde Akzeptanz
Die Einführung eines neuen Systems kann auf Widerstand stoßen, wenn die Mitarbeiter nicht ausreichend in den Prozess einbezogen werden und nicht verstehen, wie es ihren Arbeitsalltag verbessert.

Fehlende Flexibilität
Ein zu starr strukturiertes System, das nicht auf die sich ändernden Anforderungen und Arbeitsweisen der Mitarbeiter reagieren kann, führt zu Frustration.

Unzureichende Integration
Wenn das Workplace Management System nicht nahtlos in bestehende Geschäftsanwendungen integriert wird, kann es zu Ineffizienzen und Problemen bei der Datenkonsistenz kommen.

Mangelnde Sicherheit
Unzureichende Sicherheitsmaßnahmen können dazu führen, dass Daten und Buchungen gefährdet sind, was das Vertrauen der Mitarbeiter in das System beeinträchtigen kann.

Komplexe Buchungsprozesse
Zu komplexe oder zeitaufwändige Buchungsprozesse können die Benutzerfrustration erhöhen und die Nutzung des Systems behindern.

Fehlende Skalierbarkeit
Ein System, das nicht mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt halten kann, kann zu Engpässen und Unzufriedenheit führen.

Unregelmäßige Aktualisierung und Wartung
Vernachlässigte Aktualisierung und Wartung des Systems führen zu Leistungsproblemen und Sicherheitsrisiken.

Fehlende Benutzerfreundlichkeit
Ein schlecht gestaltetes Benutzererlebnis und eine schwer verständliche Benutzeroberfläche können die Akzeptanz des Systems beeinträchtigen.

Um diese Fehler zu vermeiden, ist es wichtig, ein gut durchdachtes Einführungskonzept zu entwickeln, Mitarbeiter aktiv einzubeziehen und sicherzustellen, dass das System den Bedürfnissen und Arbeitsweisen des Unternehmens entspricht. Eine laufende Überwachung, Anpassung und Schulung ist ebenfalls entscheidend, um sicherzustellen, dass das Workplace Management System effektiv genutzt wird.

Die Auswahl des geeigneten Arbeitsplatzmodells hängt von verschiedenen Faktoren wie Unternehmenskultur, Mitarbeiterbedürfnissen, Branche und Technologieinfrastruktur ab. Immer mehr Unternehmen erkunden hybride Modelle, die eine flexible Balance zwischen Büro- und Remote-Arbeit ermöglichen. Hier sind einige gängige Modelle:

feste Arbeitsplätze

• Mitarbeiter haben feste Schreibtische im Büro, die ihnen dauerhaft zugeordnet sind
• geeignet für Unternehmen mit stabilen Teamstrukturen und wenig Bedarf an Flexibilität

Hot Desking

• Mitarbeiter haben keinen festen Schreibtisch, sondern wählen bei Bedarf einen freien Arbeitsplatz
• fördert Flexibilität und ermöglicht eine effizientere Nutzung von Büroflächen

Desk Sharing

• Mitarbeiter teilen sich Schreibtische, während sie an verschiedenen Tagen oder zu verschiedenen Zeiten im Büro sind
• optimiert die Auslastung von Arbeitsplätzen und spart Raumkosten

Activity-Based Working (ABW)

• Mitarbeiter wählen ihren Arbeitsplatz basierend auf der Art der Aufgabe, die sie erledigen
• ermöglicht eine anpassungsfähige Arbeitsumgebung, die auf verschiedene Aktivitäten zugeschnitten ist

Hybrid Working

• Kombination aus Büroarbeit und Remote-Arbeit
• Mitarbeiter haben die Flexibilität, bestimmte Tage im Büro zu verbringen und an anderen Tagen von zu Hause aus zu arbeiten

Co-Working

• Mitarbeiter nutzen gemeinsam verwendete Arbeitsräume außerhalb des traditionellen Büros
• ideal für flexible Teams und Freiberufler

mobiles Arbeiten

• Mitarbeiter arbeiten vollständig remote von verschiedenen Standorten aus
• erfordert eine starke digitale Infrastruktur für die Zusammenarbeit

flexibles Zeitmanagement

• Mitarbeiter haben flexible Arbeitszeiten und können ihre Arbeit je nach persönlichen Präferenzen gestalten
• betont Ergebnisse und Leistung statt fester Arbeitszeiten

Satellitenbüros

• Unternehmen haben mehrere kleine Büros in verschiedenen Standorten
• bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, in der Nähe ihres Wohnortes zu arbeiten